adjointe administrative, réceptionniste

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SOMMAIRE DE L'EMPLOI
Posté : 25 nov. 2021
Date d'entrée en fonction : 30 nov. 2021
Heures par semaine : 40.00
Nbr de postes : 2
Horaire de travail : Temps plein
 Catégorie(s) :  Administration, Immobilier,
DESCRIPTION

Le poste à combler nécessite les connaissances suivantes :

- Bilinguisme : excellentes habiletés de communication en français et en anglais, tant à l’oral qu’à l’écrit;

- De 1 à 3 ans d’expérience à titre d’adjointe administrative ou l’équivalent; 

- Maîtrise de la suite MS Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook); 

- Connaissance du logiciel de gestion Condo Manager un atout; 

- Aptitude à exécuter des tâches multiples simultanément et à respecter les échéanciers; 

- Dynamisme, bon jugement, intégrité, sens de l’organisation et débrouillardise sont requis; 

- Bon sens du service à la clientèle; 

- Capacité à travailler sous pression et en équipe; 

- Souci du détail.

Tâches et Responsabilités

Accueillir les visiteurs du bureau et assurer un service de qualité;

_Frais de condo (information sur compte et réception de chèques)

_Répondre, acheminer et filtrer les appels entrants; prendre les messages et les transmettre aux personnes concernées; 

_Classer et archiver les documents, gérer le courrier/fax entrant et sortant;

_Préparer les documents nécessaires aux AGA; étiquettes et enveloppes, bulletins de votes, feuilles de présences/vote/quorum, mise en enveloppe des Avis de convocation et les poster

_Assurer un support administratif aux différents départements, en produisant des lettres, des textes, des tableaux, des listes ou autres documents selon disponibilité.

_Tenir la liste téléphonique à jour 

_Maintenir l’inventaire des fournitures de bureau et gérer les appareils de bureau (photocopieur, téléphone, timbreuse, etc.);

_Effectuer toute autre tâche pertinente que pourrait lui confier son supérieur.

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