Adjoint administratif / coordonnateur logistique

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SOMMAIRE DE L'EMPLOI
Posté : 06 nov. 2020
Date d'entrée en fonction : 07 déc. 2020
Salaire : selon expérience de 38000,00$ à 45000,00$ - par année
Heures par semaine : 37.00
Nbr de postes : 1
Horaire de travail : permanent temps plein jour
DESCRIPTION

Tâches et responsabilités principales Soutien général, administratif et de bureau Surveiller la boîte de réception et le téléphone de KC, diriger les communications vers le membre du personnel approprié, et répondre aux demandes de renseignements généraux.

Coordonner les opérations du bureau national : o le courrier entrant et sortant o les fournitures de bureau et l'inventaire de KC o le matériel et les logiciels de bureau o la tenue à jour des dossiers du bureau et des ententes de service de KC Élaborer et mettre à jour un système de suivi des réunions et des ordres du jour pertinents des comités.

Soutenir le travail du directeur exécutif et des divers comités en envoyant des rappels de réunions en temps opportun, en rédigeant des procèsverbaux et en distribuant de la documentation.

Effectuer d'autres tâches requises pour le bon fonctionnement et l'efficacité du bureau.

Tenue de livres : Les opérations comptables et financières quotidiennes à l'aide de Simple Comptable, y compris : o tenir le plan comptable o les comptes à recevoir, la facturation et les dépôts bancaires o les comptes créditeurs et les réclamations de remboursements de dépenses o les activités de commerce électronique permettant le paiement par carte de crédit et par chèque o le rapprochement mensuel des comptes bancaires et des cartes de crédit o les charges sociales et les impôts sur les salaires bimensuels Préparer des rapports financiers mensuels, trimestriels et de fin d'année (incluant, de concert avec le directeur exécutif, le calcul des écarts par rapport au budget et recommandations).

Faire les dépôts règlementaires fédéraux et provinciaux et élaborer rapports financiers pour les organismes de financement externes assurant la conformité avec les règlements gouvernementaux.

Aider à la préparation des rapports pour les partenaires de financement.

Préparer et soutenir les vérificateurs lors de l'audit annuel et de tout autre audit ou examen spécial pouvant avoir lieu de temps en temps.

Veiller au respect des politiques et procédures de KC, des contrôles internes/externes et des exigences de sécurité.

Logistique de l'équipe nationale Mettre en place et tenir à jour une base de données sur les athlètes du bassin de l'équipe nationale, les entraîneurs et le personnel de l'équipe de soutien intégré ESI.

De concerta avec le directeur haute performance, assurer une mise à jour et un suivi en temps opportun des points de classement et du statut des athlètes membres du bassin de l'équipe nationale.

Coordonner, en collaboration avec le directeur haute performance, les entraîneurs-chefs de l'équipe nationale et d'autres membres du personnel, tous les aspects logistiques de la participation de l'équipe nationale et des officiels à des compétitions internationales (y compris les déplacements, l'hébergement, la réservation de sites, l'inscription, la supervision du financement des athlètes, les communications avec l'équipe, le suivi des présences, l'émission et suivi des factures, les vêtements de l'équipe nationale, etc.) En étroite collaboration avec le directeur exécutif, le directeur haute performance et les divers centres et instituts canadiens de sport, aider à élaborer un plan et coordonner le budget des services de l'équipe de soutien intégré (ESI) pour les équipes nationales.

Être la personne-ressource responsable de la communication avec le Centre canadien pour l'éthique dans le sport et s'assurer que les athlètes membres de KC respectent le règlement antidopage.

Sous l'autorité directe du directeur exécutif er du directeur haute performance, coordonner et mettre en oeuvre des occasions de formation destinées aux entraîneurs de l'équipe nationale..Compétence démontrée dans MS Office, bases de données et logiciel de comptabilité Simple Comptable ou semblable Expérience pratique avec la préparation d'états financiers et de rapports Excellentes compétences en organisation et en gestion du temps ainsi qu’une grande polyvalence et capacité de travailler sous pression et dans des délais serrés.

Précision et souci du détail, et constant souci de demeurer à jour Connaissance et expérience du fonctionnement des organismes à but non lucratif et du système sportif canadien sont un atout.

Connaissance et expérience des lois fédérales et provinciales régissant le secteur caritatif.

Fortes aptitudes pour l’analyse, la résolution de problèmes et la prise de décision, et avoir la capacité d’appliquer ces compétences.

Capacité de travailler de façon autonome et proactive avec un minimum de supervision, et être capable de travailler en équipe..

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