Emplois chez Association Échecs et Maths

Adjoint administratif / adjointe administrative

  • Association Échecs et Maths
  • Montréal,QC
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SOMMAIRE DE L'EMPLOI
Posté : 28 janv. 2020
Date d'entrée en fonction : 11 févr. 2020
Nbr de postes : 1
Horaire de travail : Temps plein
 Catégorie(s) :  Sport-loisirs,
DESCRIPTION

Qualification de base

Bilingue (français et anglais) oral et écrit ;

Chinois et/ou Mandarin oral et écrit un gros atout ;

Connaissance du jeu d’échecs un atout mais pas nécessaire ;

Capacité à communiquer efficacement et entregent avec les autres ;

Capacité à gérer du personnel, diplomatie, discrétion, écoute ;

Capacité à utiliser adéquatement les appareils électroniques de bureau (téléphone, télécopieur, photocopieur, etc.), plus particulièrement l’ordinateur et les logiciels de bureautique (traitement de texte, tableur, navigateur internet, gestions des courriels, mise en page, base de données, etc.) ;

Autonome et responsable ;

Sens de l’organisation développé et très bon sens des priorités ;

Sens de l’initiative et du dépassement de soi ;

Ponctuel ;

Flexible et polyvalent ;

Ø  Doit être disponible pour travailler le weekend et en début de soirée occasionnellement ;

Description sommaire des tâches

Ø  Communiquer avec les parents, les écoles et les contractuels (profs) ;

o   Appeler les parents pour les informer de nos activités (tournois, cours, camps, etc.) ;

o   Appeler les profs pour l’attribution des contrats ;

o   Suivi avec les profs pour des demandes diverses (calendrier scolaire, changement de dates de leçons, journée pédagogique, etc.) ;

o   Rappel pour les activités, tournois et mémos ;

o   Assister le directeur dans la communication avec les écoles (Appel de suivi pour les contrats, démarche pour de nouveaux contrats) ;

Ø  Préparer et assister dans les tournois ;

o   Préparer le matériel de tournoi ;

o   Rédiger les liste de joueurs, les rapports, etc. ;

o   Assister l’équipe aux événements ;

Ø  Assister dans la coordination des camps de jour ;

o   Assister dans la promotion et la préparation des camps de jour ;

o   Gérer les inscriptions et la documentation relative aux enfants ;

o   Faire le suivi administratif (facturation, statistique, production des reçus d’impôts, etc.) ;

Ø  Recevoir et rediriger les appels téléphoniques ;

o   Transmettre les informations sur les services et activités de l’Association ;

o   Prendre les inscriptions à nos activités par téléphone ;

o   Transférer les appels aux autres membres de l’équipe ;

Ø  Gérer les dossiers administratifs du programme scolaire ;

o   Vérification des demandes de paiements par les contractuels, préparation des chèques des contractuels pour Montréal, Toronto et Ottawa ;

o   Facturation des écoles ;

o   Saisies des données dans les bases de données (profs, écoles, cours, certificats, etc.) ;

o   Faire les suivi des cours autogérés (inscriptions, paiements, commandes, etc.) ;

o   Faire le suivi des ressources disponibles pour les profs (feuille de cours, diplômes, feuilles promotionnelles d’activités, pochettes, etc.) ;

o   Autres tâches administratives reliés au programme scolaire tel que requis (classement, inventaire du matériel, etc.) ;

o   Traduction de documents ;

o   Développement et préparation du matériel publicitaire pour tous les programmes et événements de l’Association (cours, camps, tournois, etc.) sur papier et en ligne

o   Toutes autres tâches connexes.

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